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グループウェアの導入の注意点

グループウェアは便利な機能が満載ですが、注意したいポイントが多数あり、導入後の定着にも強く影響があると言われています。

1つ目の注意点は上から押し付けないことです。

全社一斉展開などといってグループウェアを一気に配布するケースが多いのですが、普段使うことになる道具でもあるので長年いる社員から批判が出ないように事前のすり合わせが重要です。
特に実際にデータを入力する社員の意見は重要であり、理解を得られない場合は定着せずに廃止になるケースが多いです。2つ目は機能を追加しすぎないことです。

nanapiに関する情報が満載です。

グループウェアには各種オプションが多数設定されています。

今、注目のグループウェア情報はこちらに集まります。

多くの場合、機能は選べます。
カレンダーやスケジュール、ファイル共有などの基本機能は使われる頻度が高いですが、BBSなどの追加機能については設定しても利用されずに放置されるケースがとても多くなっています。


これらの機能は基本機能とは違いコストがかかることが多く、また、機能が沢山あると使いづらいグループウェアと認識されてしまうケースが多いので注意が必要です。
グループウェアは使い勝手の良さを追求したシステムが多いのですが、社員すべてに使いやすいかは別問題です。



意見を聞き、最小限の機能をしっかり使えるようにトレーニングを行ったり、随時アンケートを取るなどして社員からの意見を集めてシステム改修をいつでも行える体制をとっておくと長く使ってもらえる可能性が高まると考えられています。